Vivier de candidats : comment créer et optimiser son vivier de talents ?

Le vivier de candidats est un outil de recrutement stratégique clé pour les recruteurs, leur offrant une base de données de talents qualifiés dans laquelle ils peuvent piocher selon les besoins de l’entreprise et gagner énormément de temps.

En effet, il n’est jamais possible de recruter tous les candidats qualifiés pour un seul poste. Dans un contexte de marché de l’emploi toujours plus tendu, créer un vivier de talents est idéal pour combler un besoin urgent ou anticiper un futur recrutement avec les meilleurs profils.

Vous souhaitez faciliter vos processus de recrutement ? Intuition Software vous explique ce qu’est un vivier de candidats, ses avantages, comment créer une réserve efficace et comment entretenir ce vivier professionnel :

Le vivier de candidats en résumé

• Le vivier de candidats est une réserve de talents détenue par l’entreprise pour répondre à ses besoins de recrutement.
• Elle peut contenir des candidats ayant déjà postulé ou non à l’entreprise ou d’anciens collaborateurs.
• Le vivier professionnel assure un recrutement plus rapide, plus efficace, plus qualifié, et moins cher.
• Utiliser un ATS comme JobAffinity est le meilleur moyen de créer un vivier de candidats efficace.

Qu’est-ce qu’un vivier de candidats ?

Un vivier de candidats, aussi appelé vivier de talents ou vivier professionnel, est une base de données contenant des profils candidats prometteurs (ayant déjà postulé ou non à des offres de l’entreprise). Cette réserve est idéale pour les recruteurs, leur permettant de trouver plus facilement et plus rapidement des talents qualifiés lors d’un besoin de recrutement.

Ces candidats peuvent provenir de plusieurs sources :

• Candidature spontanée
• Candidats non retenus lors d’un précédent recrutement (via une annonce ou le site carrière)
• Viviers publics de candidats en ligne
• Réseaux sociaux (LinkedIn, etc.)
• Événements professionnels, salons, job dating
• Anciens collaborateurs (salariés, stagiaires, alternants, freelances, etc.)
• Mobilité interne
• Candidats cooptés

Pourquoi créer un vivier de candidatures ?

Le vivier professionnel est un outil essentiel de la stratégie RH, offrant de nombreux avantages aux recruteurs, particulièrement en cas de recrutement urgent.

Avantages principaux

• Gagner du temps sur le processus de recrutement : accès rapide à une base de profils déjà qualifiés.
• Avoir des candidats de meilleure qualité : profils déjà examinés, souvent mieux adaptés au poste.
• Réduction des coûts de recrutement : économies sur la diffusion et la promotion d’annonces.
• Amélioration de la marque entreprise : répondre aux candidats non retenus et maintenir le lien renforce l’image employeur.

Comment créer un vivier de talents de qualité ?

Pour obtenir un vivier efficace, plusieurs bonnes pratiques sont à suivre :

• Choisir le bon outil
• Collecter les candidatures
• Retenir les candidats non retenus
• Trier les profils sélectionnés
• Organiser le vivier
• Mettre à jour les données
• Assurer la conformité RGPD

Choisir le bon outil

Pour créer et entretenir un vivier performant, il est essentiel d’utiliser un logiciel ATS.
Un outil comme JobAffinity permet de gagner du temps, centraliser les candidatures, et automatiser la gestion du vivier.

Avec JobAffinity, vous pouvez :

• Centraliser et gérer vos candidatures dans un espace unique.
• Personnaliser vos viviers selon vos besoins (par compétences, origine du sourcing, etc.).
• Filtrer et trier facilement les profils via des critères précis.
• Évaluer rapidement les CVs et les partager en équipe.
• Garantir la conformité RGPD.

Collecter les candidatures

Étudiez et conservez les profils qualifiés, même s’ils ne correspondent pas aux besoins actuels.
Variez vos sources : candidatures en ligne, salons professionnels, cooptation, anciens collaborateurs…

Retenir les candidats non retenus

Ajoutez au vivier tous les profils prometteurs non sélectionnés.
Maintenez le contact pour suivre leur évolution et préserver la relation.

Organiser le vivier de candidatures

Classez les profils selon des critères (métier, localisation, compétences, etc.)
Utilisez un système de tags pour faciliter la recherche future.

Mettre à jour le vivier de talents

Actualisez régulièrement les informations (coordonnées, expérience, compétences).
Supprimez les profils obsolètes et ajoutez les nouveaux talents.

Assurer la confidentialité conforme des données

Votre vivier contient des données personnelles sensibles : respectez les obligations RGPD.
Informez les candidats de la collecte et de la conservation de leurs données.
Déclarez votre vivier à la CNIL.

Comment entretenir un vivier de candidats ?

Entretenir votre vivier permet de rester présent dans l’esprit des candidats et de renforcer votre marque employeur.
Actions possibles :

• Répondre aux candidatures non retenues.
• Envoyer des mails personnalisés ou newsletters.
• Suivre les talents sur les réseaux sociaux.
• Publier des articles informatifs.

Le but : rester visible, maintenir la relation et attirer les bons profils au bon moment.